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学术会议后台管控

更新时间:2026-07-24 10:58

学术会议|主办方配置端

本文面向学术会议主办方,按功能场景说明如何在映目活动后台完成征稿配置、专家评审与稿件管理。

使用前提

  1. 会展管理为企业版功能。请确认当前账号及活动已开通企业版后,再进入对应活动进行配置。
  2. 创建活动时选择场景为 学术会议(通常需企业版;创建时请按页面可选条件选择)
  3. 打开活动后,侧栏出现 学术会议 菜单后再进行下文配置

推荐配置顺序:

  1. 摘要配置(流程、时间、评审规则、汇报方式)
  2. 议题配置
  3. 稿件上传表单
  4. 评审专家(添加 / 导入并启用)
  5. 开放投稿后,在摘要管理中审核稿件
  6. 按需处理壁报、撤稿,并配置讲者通知与微官网模块

一、创建学术会议活动与功能入口

适用场景

适用于需要论文投稿、专家评审、口头汇报或壁报展示的学术类活动。

创建时怎么选

  1. 在管理后台点击创建活动
  2. 活动场景选择 学术会议
    • 说明:含论文投稿、学术交流、壁报展示等学术相关功能
  3. 按页面提示完成活动基础信息后进入活动工作台

若看不到学术会议选项,请检查当前会员版本及创建页面对活动类型的限制说明。

后台入口

进入活动后,侧栏 学术会议 包含:

模块 子功能
摘要配置 摘要配置、议题配置、稿件上传表单
摘要管理 摘要审核、全文审核、壁报审核、撤稿申请
评审专家 专家列表、批量导入

二、摘要配置(征稿总规则)

路径:学术会议 → 摘要配置 → 摘要配置

本页决定作者如何投稿、何时截止、如何评审、最终如何汇报。配置完成后点击 保存配置

1. 选择投稿流程(三选一)

流程 说明
先提交摘要再提交正文 作者先交摘要,审核通过后再交全文
摘要正文同时提交 作者同时提交摘要和全文
不提交正文 只收集摘要,无需全文

不同流程会影响:是否出现正文时间配置、是否显示「全文审核」、官网「重要日期」展示字段等。

2. 摘要提交设置

  • 设置 提交开始日期提交截止日期
  • 设置 每人提交数量限制
  • 可选:勾选「摘要审核拒绝后,允许修改后重新上传 1 次」
  • 配置 摘要上传方式(可多选):
    • 文本在线编辑(可限制字数)
    • 允许上传附件(如 pdf / doc / docx / zip,并限制文件大小)
  • 绑定门票(可选):将投稿与某张活动门票关联;不需要时可选择不绑定

3. 正文配置(需提交正文时)

在「先摘要再正文」或「同时提交」流程下,可配置正文相关项,例如:

  • 正文提交起止时间(「先摘要再正文」时更常见)
  • 全文类型(至少选一种):
    • 全文论文
    • 版权转让文件

4. 稿件评审设置

  • 设置摘要 / 正文 / 统一评审日期(随流程不同,页面标签可能为「摘要评审日期」「正文评审日期」或「评审日期」)
  • 可选开启:需要裁决员参与本次评审
    • 已有稿件数据后,该项通常不可再改

评审规则说明(请仔细阅读页面提示):

  1. 仅在评审期间,专家可登录系统
  2. 评审期内一般不可随意更改评审专家;仅「待分配 / 裁决争议 / 撤稿重投」等状态支持重新分配
  3. 启用裁决员时,系统按评审与裁决时段规则运转;逾期未评的稿件可能进入裁决流程
  4. 未启用裁决员时,专家统一按评审身份处理

还可配置 评审员打分项(如创新性、完整性等),所有打分项总分需为 100 分

5. 汇报方式(至少选一种)

方式 说明
口头汇报 在指定分会场进行现场演讲
壁报展示 在壁报机上展示电子壁报;可再勾选「允许作者只提交壁报」

配置自查

  • [ ] 已选定投稿流程
  • [ ] 摘要(及正文)时间逻辑正确:截止晚于开始;评审晚于提交;摘要与正文评审不交叉
  • [ ] 已选择汇报方式
  • [ ] 打分项总分 = 100(如启用打分)
  • [ ] 已点击保存配置

三、议题配置

路径:学术会议 → 摘要配置 → 议题配置

议题用于作者投稿归类,并联动专家所属议题、审核筛选、微官网「征稿主题」、日程「归属学术议题」。

操作说明

  1. 点击 新增议题,填写议题标题、描述
  2. 可在主议题下 添加 子议题
  3. 支持编辑、删除

注意: 删除主议题时,其下子议题也会一并删除,请谨慎操作。

建议

  • 先定好议题树,再开放投稿
  • 议题名称尽量稳定,避免投稿高峰期频繁调整结构

四、稿件上传表单

路径:学术会议 → 摘要配置 → 稿件上传表单

用于配置作者投稿时需要填写的字段,分为:

  • 论文信息
  • 作者信息

怎么配

  1. 从左侧题目库添加字段到对应模块
  2. 在右侧设置标题、是否必填、选项等属性
  3. 点击 保存

常用字段类型

所属议题、关键词、地区、手机号、邮箱、作者姓名、论文标题、单位,以及单行/多行文本、下拉单选/多选、文件上传等。

注意

  • 同类型关键题(如所属议题)通常不可重复添加
  • 保存前请确保每道题都有标题
  • 未保存离开时,系统会提示是否保存表单设置

五、评审专家管理

路径:学术会议 → 评审专家

专家角色

角色 作用
评审员 对稿件进行评审打分 / 意见
裁决员 在争议或裁决流程中做最终处理(需在摘要配置中开启裁决员)

专家状态:已启用 / 未启用(禁用)。禁用后专家无法登录,也不会出现在新的分配列表中。

添加专家

  1. 进入专家列表,点击 添加专家
  2. 填写姓名、手机号、邮箱、机构/单位、角色、所属议题等
  3. 设置为启用后保存

也可点击 专家登录链接,复制链接发给专家。

批量导入

  1. 点击 批量导入
  2. 下载空模板并按格式填写
  3. 上传 Excel,完成字段对应
  4. 确认导入(手机号重复时会更新已有数据)

支持导出专家数据,便于存档。

注意

  • 若专家已有评审或完成数据,通常 无法变更身份
  • 评审期内请尽量避免随意调整已分配专家

六、摘要 / 论文审核

路径:学术会议 → 摘要管理 → 摘要审核
(若流程为「摘要正文同时提交」,该 Tab 可能显示为 论文审核

状态说明

状态 含义(概要)
待分配 已投稿,待分配评审专家
评审中 专家评审进行中
已通过 审核通过
已拒绝 审核拒绝(可含修稿重投等细分)
裁决争议 需裁决员处理
已撤稿 撤稿已生效

还可关注作者期望汇报方式:壁报 / 口头汇报 / 两者都可。
主办方确认后的汇报方式:待主办方确认 / 壁报展示 / 口头汇报 / 取消汇报。

常用操作

  • 查看摘要 / 论文详情
  • 分配评审专家(可批量;批量会覆盖原有专家配置,请谨慎)
  • 分配裁决员(出现裁决争议时)
  • 状态审批(未启用裁决员等场景下,可由主办方通过/拒绝;请注意评审时间结束后的操作限制)
  • 确认 汇报方式(摘要已通过,且同时开启口头与壁报时)
  • 短信通知作者
  • 导出人员 Excel、导出摘要文件;在「同时提交」流程下还可导出论文文件、版权转让文件

建议处理顺序

  1. 待分配 → 批量/单条分配专家
  2. 关注裁决争议,及时分配裁决员
  3. 评审结束后做主办审批(如适用)
  4. 对已通过稿件确认口头或壁报汇报方式

七、全文审核

路径:学术会议 → 摘要管理 → 全文审核

显示条件: 仅当投稿流程为「先提交摘要再提交正文」时出现。

用于管理摘要通过后提交的全文 / 正文稿件,操作逻辑与摘要审核类似,包括:

  • 按状态筛选与查看详情
  • 分配专家 / 裁决员
  • 审批通过或拒绝
  • 导出论文文件、导出版权转让文件

若你选择的是「不提交正文」或「同时提交」,一般不走本页(同时提交的稿件在摘要/论文审核中一并处理)。


八、壁报审核

路径:学术会议 → 摘要管理 → 壁报审核

状态

未上传、待审核、已通过、已拒绝、已撤稿。

常用操作

  • 查看壁报详情
  • 单条或 批量审核(通过 / 拒绝,可填写意见)
  • 短信通知
  • 复制 / 使用 壁报机链接
  • 导出人员 Excel、导出壁报文件

批量审核时,请选择状态为「待审核」的数据。


九、撤稿申请处理

路径:学术会议 → 摘要管理 → 撤稿申请

重要说明

处于撤稿申请中的论文,仍正常参与评审,不受影响;
仅当主办方同意撤稿后,才会终止该论文后续评审流程。

撤稿状态

待主办方处理 / 已同意 / 已拒绝。

操作

  • 查看详情
  • 同意撤稿 / 拒绝撤稿
  • 支持批量同意、批量拒绝

同意后稿件将标记为已撤稿,通常无法恢复至原评审流程;拒绝后则维持原状态继续评审。


十、导出与版权转让文件

配置侧

摘要配置 → 正文配置 中勾选 版权转让文件,并设置允许的文件类型与大小。

导出侧

  • 全文审核:导出菜单中可 导出版权转让文件
  • 摘要 / 论文审核:在「摘要正文同时提交」流程下,导出菜单可出现版权转让导出
  • 导出时可按审核状态、议题等条件筛选,并可查看文件导出记录

其他常用导出:人员 Excel、摘要文件、论文文件、壁报文件等。


十一、与门票、日程、通知、微官网的联动

1. 门票

  • 可在摘要配置中绑定门票
  • 已绑定门票如需下架或删除,请先到摘要配置 解绑

2. 活动日程

编辑日程时可设置 归属学术议题,便于议程与征稿方向对应;也可维护更细的议程安排。

3. 讲者通知

路径:活动通知 → 自动化通知 → 提醒讲者(学术场景可见)

可配置例如:

  • 论文等待评审 / 通过 / 拒绝 / 申诉
  • 壁报等待审核 / 通过 / 拒绝

审核页也支持对单条或批量稿件发送短信通知。

4. 微官网模块(学术会议专属)

网站装修 中可使用:

模块 作用
重要日期 展示摘要/论文上传时间、会议开始、注册截止等(部分字段来自摘要配置或绑定门票,可能只读)
征稿主题 展示议题;与议题配置同源,也可在装修侧维护

建议:业务配置完成后再到微官网调整展示样式并保存分享。


十二、学术会议常见问题

Q:侧栏没有「学术会议」?
A:请确认活动场景是否为学术会议,以及当前账号版本是否满足创建/使用条件。

Q:为什么没有「全文审核」?
A:全文审核仅在「先提交摘要再提交正文」流程下显示。

Q:专家无法登录?
A:请检查是否在评审日期内、专家是否已启用,并确认已发送正确的专家登录链接。

Q:评审期内能换专家吗?
A:评审期内限制较多;通常仅待分配、裁决争议、撤稿重投等状态支持重新分配。请以页面规则说明为准。

Q:作者申请撤稿后评审会立刻停止吗?
A:不会。只有主办方同意撤稿后,才会终止后续评审。

Q:门票删不掉 / 下不了架?
A:可能已绑定到稿件提交配置,请先到摘要配置解绑。


十三、学术会议开办自查清单

  • [ ] 已创建学术会议场景活动
  • [ ] 已保存摘要配置(流程、时间、评审、汇报方式)
  • [ ] 已配置议题树
  • [ ] 已配置稿件上传表单
  • [ ] 已添加并启用评审专家(含裁决员,如需要)
  • [ ] 已按需绑定门票并配置讲者通知
  • [ ] 微官网已放置重要日期 / 征稿主题模块
  • [ ] 投稿开始后能正常进行分配、审核、壁报与撤稿处理

如在使用中遇到问题,可通过映目活动后台客服入口或官方客服电话联系我们获取协助。

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